Operationelle beslutninger om hvem der gør hvad. Listen er ejet og kontrolleret af LiveCloud og udfyldes i samarbejde med en ledende medarbejder fra festivallen. Forslag er angivet ved hver post og skal valideres med festival-parten, før de markeres som afklarede.
LC-ejet arbejdsdokument, fælles-udfyldning. Denne matrix er en genanvendelig template for fremtidige festivaler. For hver ny festival klones dokumentet, festival-navn redigeres ovenfor, og beslutninger fyldes ud sammen med festival-ledelsen. Del kun URL'en i interne kanaler.
LC LiveCloud
RF Ringsted Festival
Fælles Begge parter
Åben Ikke besluttet endnu
Afklaret Besluttet
0 / 0afklaret
01
Hardware & udstyr (bar og boder)
0/0
Hvem sørger for at hardware er sat op på det udstyr som bar/boder skal bruge?
POS-enheder, scannere, printere, netværk, strøm osv. til hver bar og madbod.
FORSLAG: Fælles. LC leverer præ-konfigureret hardware og remote-support; RF står for fysisk udrulning på pladsen og strøm/net-infrastruktur. Alternativ: LC driver hele processen som managed service, hvis RF ikke har hardware-erfarne folk.
Hvem udleverer og tager udstyr retur fra bar/madboder?
Fysisk udlevering inden festival, afhentning efter festival, registrering af hvad hver bod har modtaget.
FORSLAG: RF. Ringsted har allerede logistik-flow med boderne (Bjarne-teamet). LC leverer tracking-tool eller simpel checkliste; RF eksekverer.
02
Backend & opsætning
0/0
Hvem opsætter backend med varekatalog til bar og madboder?
Varer, priser, kategorier, modifikationer, moms-satser, tilknytning per bod/bar.
FORSLAG: Fælles. Hver bod/bar kender deres eget sortiment og priser. LC leverer skabelon/UI i webportal; RF koordinerer med boderne og laver konkret indtastning. LC står for validering og "go-live" tjek.
Hvem sørger for at forudkøbte Beats/armbånd tilknyttes B2B-konti?
Når en virksomhed køber X Beats eller Y armbånd på forhånd, skal det kobles til deres virksomheds-account i webportalen.
FORSLAG: Fælles. RF ejer B2B-salgsrelationen og kender virksomhederne. LC leverer tooling i webportalen, så RF selv kan koble køb til account. Ved store/komplekse ordrer: LC hjælper med onboarding første gang.
03
Support & oplæring
0/0
Oplæring af festivalens 1. level support team i FMS + Commerce
Festivalens eksisterende support-team, der typisk har erfaring med billetter, armbånd og publikums-kontakt (for Ringsted Festival: Bjarne Sørensen og hans team). De kan være nyttige til 1. level support af brugere med app-, adgangs- eller Beats-spørgsmål.
FORSLAG: LiveCloud. LC har expertisen og ejer platformen. Oplæringsplan: 2-3 sessioner (1 teori, 1 hands-on, 1 live-generalprøve) i ugerne op til festivalen. Dækker FMS, Commerce, webportal og typiske support-scenarier. LC leverer materiale; festivalen stiller teamet til rådighed.
Det "orange" hjælpeteam, hvem skal de høre under?
Fodfolk der går rundt på pladsen, "spørg mig hvis du har brug for hjælp"-team. Første kontaktpunkt for gæster der strander med et problem undervejs.
FORSLAG: RF ejer, LC oplærer. RF rekrutterer typisk festival-frivillige (de orange kender pladsen og kulturen). LC står for oplæring i app, armbånd, Beats og hvornår man eskalerer. Det orange team er 1. linje, Service Desk og Bjarnes team er 2. linje.
Oplæring af hjælpeteam, barpersonale og madboder
Alle der møder gæster og bruger POS-systemet, armbånd-scannere m.m.
FORSLAG: LiveCloud. LC leverer oplæringspakke: korte videoer, en-siders cheat sheets, on-site træning dagen før festivalen. RF koordinerer at folkene er samlet. Oplæring sker i lag: teori → øve på testdata → live-rehearsal.
04
Kommunikationsvej fra gæst/personale til support
0/0
Forslag til fire-lags eskaleringsmodel under festivalen. Hver linje håndterer det den kan, og eskalerer kun det der ikke kan løses.
Linje 0
Chatbot + FAQ
Gæsten prøver selv først i appen eller på supportsiden. Løser ~60% af spørgsmål.
→
Linje 1, on-site
Orange hjælpeteam
Fodfolk på pladsen. Løser app-, armbånd- og simple Beats-spørgsmål. RF-staffed, LC-trænet.
Linje 2, fysisk desk
Check-in Service Desk (Bjarne & team)
Udlevering af armbånd, identifikation, erstatning, profil-opslag. RF-staffed, 1. level support i FMS+Commerce.
Kritiske bugs, produktions-incidents, sikkerhedshændelser. 3. level, 24/7 under festivalen.
Status & briefing
Dagligt standup, LC + RF
Kort sync morgen og aften under festival. Koordinerer beslutninger.
Kanaler mellem lagene, hvad bruger vi?
Hvordan eskalerer orange til Service Desk, og Service Desk til LC? Radio? Slack? Dedikeret support-telefon?
FORSLAG: Dedikeret Slack-workspace + walkie-radio som backup. Slack-kanaler pr. lag (#linje-1-orange, #linje-2-desk, #linje-3-lc, #kritisk). Walkie for on-site crew. Support-telefon for gæster der ringer. Alt logges for at kunne forbedre til næste år.
05
Økonomi & afregning
0/0
Hvem laver slutafregning på Beats og armbånd?
Efter festivalen: samlet opgørelse af omsætning, afstemning mod PSP, rapportering pr. bod/bar.
FORSLAG: LiveCloud (automatisk), RF godkender. Platformen leverer 100% automatisk afstemning mellem Beats, PSP (Swedbank) og kassesystem. LC præsenterer rapport til RF, der godkender før udbetaling til boderne. Standard afregningsvindue: 5-10 hverdage efter festival.
Hvem tilbagefører penge (hvis det bliver en mulighed)?
Refundering af ubrugte Beats efter festival, eller i særtilfælde under (fx dobbelt-træk, fejlkøb ud over bartender-annullering).
FORSLAG: Fælles (LC eksekverer, RF godkender individuelle cases). Platformen har teknisk mulighed for refund til kort (via PSP). LC laver self-service ubrugt-Beats-refund efter festival. Individuelle refund-cases (klager, tekniske fejl) vurderes af RF og eksekveres teknisk af LC. Gebyr ved refund skal aftales.
06
LiveCloud-bemanding i festival-ugen
0/0
Foreslået LC-tilstedeværelse på pladsen mandag til søndag. Justeres efter RF's behov og kompleksitet.
Dag
Fase
LC på pladsen
LC remote
Primær opgave
Mandag
Opsætning
2
1
Hardware-udrulning, netværks-test, integration med Ringsted-systemer
Tirsdag
Opsætning
3
1
Varekatalog-import, POS-test, oplæring af bjarne-team
Onsdag
Pre-fest
4
2
Generalprøve på alle flows, oplæring af orange-team, sidste justeringer
Torsdag
Festival åbner
5
2 (24/7)
Live support, beredskab, realtids-monitoring, on-site tilstedeværelse
Fredag
Festival
5
2 (24/7)
Live support, peak-trafik håndtering, Beats-top-up support
Lørdag
Festival (peak)
5
2 (24/7)
Live support, peak-dag, ekstra opmærksomhed på ydeevne
Tallene ovenfor er et udgangspunkt for en festival af Ringsted Festivals størrelse (~20.000 gæster). Justeres per festival baseret på gæstetal, antal boder og kompleksitet.
Er bemandingsplanen ovenfor passende?
Samlet: ca. 27 mandskabsdage on-site + 11 mandskabsdage remote = 38 mandskabsdage. Check mod tidligere festivaler og RF's forventning.
FORSLAG: Brug som udgangspunkt, juster efter behov. Kan skaleres op ved peak-dage hvis gæstetal viser det. LC-personale har forskellige roller (support, dev on-call, teknisk lead). Definér præcis rolle-matrix i sprint før festivalen.
T
Brug af template til fremtidige festivaler
Denne matrix er LiveCloud-ejet og skal bruges som en genanvendelig skabelon.
Når en ny festival onboardes:
Arkivér den nuværende udgave (download JSON via knappen ovenfor).
Tryk "Klon til ny festival", angiv det nye festival-navn.
Gennemgå alle punkter sammen med en ledende medarbejder fra festivalen.
Juster forslag baseret på festivalens størrelse, struktur og kompleksitet.
Marker hver post som afklaret, når begge parter er enige.
LiveCloud driver processen. LC-projektleder indkalder til møderne, dokumenterer beslutninger i noterne, og sikrer at alle punkter er lukket før festivalen starter.
Løbende forbedring. Hvis nye spørgsmål dukker op under en festival, tilføjes de til master-templaten (denne HTML-fil) for fremtidige festivaler, så templaten bliver mere dækkende over tid.
Eksport / import
Status, noter og festival-navn gemmes lokalt i browseren. Download JSON før klon for at arkivere den aktuelle festivals beslutninger.