Bemanding — sådan bygger du personalet
Du er på festivalkontoret. Her importerer du personale-arket, får styr på hvem der er hvor, deler adgange og beats ud, og holder øje med status. Hver skærm herunder svarer til den du ser i FMS. Danske knap-navne står i grå — fx Importér — så du ved hvad du skal klikke på.
Festivalkontor / admin (fx Britt). Du arbejder i FMS.
Trin 1Udfyld arket
Én række pr. person. Skriv overskrifterne præcis som her. De sidste kolonner er adgange — sæt et x for at give adgangen.
- Sæt Roller = Områdeleder · Teamleder · Medarbejder, og Område = holdets navn (samme tekst for hele holdet).
- På en medarbejder skriver du Teamleder Fornavn/Efternavn — så kobles personen til den rette leder. Mellemnavne og et samlet Navn-felt går også godt.
- Vælg Honorar Type: løn (kræver CPR + adresse), faktura eller vaerdikort (beats). Skriv Beats-tallet for dem der får beats.
Trin 2Importér arket
Ét klik bygger hele strukturen op.
Bemanding
Områder, hold og tilmeldinger for Ringsted Festival.
Opretter områder, ledere og pladser i ét hug.
- Klik Choose file, vælg dit ark, og klik Importér. Områder, hold, ledere og pladser oprettes, og honorar/beats/vagtdage/adgange sættes fra kolonnerne.
- Læs advarslerne: en adgangs-kolonne der ikke matcher et billet-produkt springes over, og rækker uden område/e-mail nævnes.
- Du kan trygt importere igen — allerede tilmeldte personer bevares, kun ubesatte pladser bygges om.
Trin 3Se strukturen
Efter import har du et hierarki: festival → område → hold → medarbejder. Lederne er ejere af deres enhed.
- En Områdeleder bliver ejer af en område-enhed; en Teamleder ejer et hold.
- En Medarbejder hænges på sin teamleders hold (via Teamleder-navnet).
- Du sætter selv hvilke hold der ligger under hvilket område — giv bare hvert hold et unikt Område-navn i arket.
Trin 4Find & filtrér
Skift visning, søg og filtrér for hurtigt at finde det rette hold eller den rette person.
- Skift mellem Træ (hierarki) og Personer (flad liste på tværs af alle hold).
- Søg på navn, e-mail, telefon eller adgangens navn — listen filtreres med det samme.
- Kombinér filtrene (Alle roller · Alle statusser · Alle kontrakter · Alle data) — fx "medarbejdere uden CPR".
Trin 5Følg status
Fold et hold ud (Se hold) og se hver persons status som pills.
- Grønne pills = på plads: inviteret, tilmeldt, billet udstedt, beats tildelt.
- Grå pills = mangler: Kontrakt, CPR mangler, Adresse mangler. CPR/adresse gælder kun løn-folk og vises først når personen er tilmeldt.
- Ud for personen kan du Flyt til et andet hold eller Luk adgang.
Trin 6Send invitationer
Folk med e-mail får en mail; hold uden e-mail får en QR de kan tilmelde sig med.
Sender tilmeldings-mails til alle med e-mail (nye + gensend).
Ét QR/link pr. hold, til folk uden e-mail.
- Klik Send invitationer — der sendes til alle med e-mail og gensendes til dem der ikke har reageret.
- Brug Del tilmeldings-QR pr. hold til folk uden e-mail — de scanner og tilmelder sig selv.
Trin 7Flyt & luk adgang
- Klik Flyt ud for personen og vælg nyt hold — personen og status følger med.
- Klik Luk adgang hvis nogen melder afbud — adgangen trækkes tilbage, og handlingen logges.
Trin 8Adgange & billetter
Adgangs-kolonnerne udstedes som billetter. Er personen på vagt flere dage, får de adgangen pr. dag.
- To vagtdage → to billetter for den adgang (samme gælder camping-kryds).
- Får du en advarsel om at en adgang ikke matcher noget billet-produkt, så få produktet oprettet, og importér igen.
Trin 9Eksportér til løn
- Klik Eksportér — filen indeholder navn, honorar, CPR + adresse for løn-folk (til Danløn).
- Fiktive test-CPR'er blankes bevidst ud med en advarsel, så testdata aldrig ryger i rigtig løn.
- Mangler CPR/adresse på en løn-person (grå pills), så mind personen om at gøre profilen færdig på webticket'en.